[서류작성] 서류 번호 순서 체계
업무를 하시다 보면 제안서, 보고서, 계획서, 공문 등 작성할 서류들이 매우 많습니다. 작성하다 보면 번호 순서 체계가 어떤 것이 맞는 건지 궁금할 경우가 있습니다. 기존 문서들을 보고 하던지, 작성자 마음대로 하는 경우가 있습니다. 따라서, 작성하다 보면 번호체계가 엉망이 될 때가 있어 보는 사람도 헷갈리는 경우가 있습니다.
번호 순서 체계가 정확히 정해진 것은 아니지만, 규정에 나와있는 부분이 있어 소개하려고 합니다.
첫 번째는 '정부 공문서 규정'에 나와있는 번호체계입니다.
- 첫째항은 1, 2, 3, 4, 로
- 둘째항은 가, 나, 다, 라로(하, 이상 더 계속될 때는 거, 너, 더… 허, 로)
- 세째항은(1), (2), (3), (4), 로
- 넷째항은(가), (나), (다), (라), 로 [(하) 이상 더 계속될 때는 (거), (너), (더)…(허)로]
- 다섯째항은 1. 2. 3. 4. 로
<참조: 정부공문서규정. 시행 1961.10.01>
두 번째는 '사무관리규정'에 나와있는 번호체계입니다.
1. 첫째 항목의 구분은 1., 2., 3., 4.‥‥‥로 나누어 표시한다.
2. 둘째 항목의 구분은 가., 나., 다., 라.‥‥‥로 나누어 표시한다.
3. 셋째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)‥‥‥로 나누어 표시한다.
4. 넷째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라),‥‥‥로 나누어 표시한다.
5. 다섯째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4)‥‥‥로 나누어 표시한다.
6. 여섯째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라)‥‥‥로 나누어 표시한다.
7. 제2호ㆍ제4호 및 제6호의 경우에 하., (하), 하) 이상 더 계속되는 때에는 거., (거), 거), 너., (너), 너)‥‥‥로 이어 표시한다.
<참조: 사무관리규정 시행규칙. 시행 1991.10.01>
세 번째는 '보고서 작성 매뉴얼 (대통령 비서실 편찬)'에 나와있는 번호체계입니다.
o 항목 표시
- 보고서 문단은 번호 항목과 특수기호를 사용하여 구분
※ 짧은 보고서에서는 □, o, -, ․ 등과 같은 특수기호만으로 표시
※ 보고서 작성 시에 하나의 항목만 있을 경우에는 항목 구분을 생략
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구 분
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항 목 부 호
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첫째 항목
둘째 항목
셋째 항목
넷째 항목
다섯째 항목
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Ⅰ., Ⅱ., Ⅲ., Ⅳ. ․․․
1., 2., 3., 4., ․․․
1), 2), 3), 4), ․․․
①, ②, ③, ④, ․․․
ⅰ), ⅱ), ⅲ), ⅳ), ․․․
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※ 사무관리규정에서는 1., 1), 가., 가) ... 항목 체계를 제시하고 있으나, 가., 나., 다. 체계의 경우 본문의 글자와 언뜻 구분이 잘 안 되는 점이 있어 본 동아리에서 위와 같은 체계를 새로이 제안함
<참조: 보고서 작성 매뉴얼 (대통령 비서실 편찬) 2005.12>
이와 같이 번호 순서 체계는 규정 및 매뉴얼로 안내되고 있습니다. 법적으로 꼭 지켜야 할 부분은 아니지만 회사 내에서 이처럼 규정을 갖고 있다면 문서 쓰는 사람, 보는 사람 모두 쉽고 효율적으로 관리가 가능할 것 같습니다. 그리고 규정을 마련하더라도 공문서 시스템과 비슷하게 구축하는 게 보다 더 쉬울 것으로 생각됩니다.
문서는 매우 중요한 자료입니다. 번호 체계 하나가 문서의 의미를 바꿀 수도 있습니다. 서류 작성은 매우 힘든 작업으로 쉽게 작성한다고 생각하시면 안 됩니다. 서류 작성은 회사에서 매우 중요하게 다뤄야 할 문제입니다.
문서 작성 중 가장 기초인 문서 번호체계를 설명드렸습니다. 위는 공문서 위주의 체계이며, 각 기관마다 조금씩 차이가 있을 수는 있습니다. 처음 작성하신다면 공문서 체계에 따라 작성하시는 것이 편하실 것으로 생각됩니다.
